Protocollo Informatico.
Gestione informatica del protocollo, dei documenti e degli archivi, per l' innovazione e il miglioramento dei servizi della PA
Che cos’è:
Il processo di informatizzazione della PA ha subito una forte accelerazione con la legge 241/90 e il testo unico 445/2000, che rappresentano i fondamenti normativi della funzione amministrativa:
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Il percorso evolutivo passa attraverso una corretta gestione documentale: non esiste attività della PA che non sia manifestata e verbalizzata su un documento. Documento che, oltre ad essere testimone delle attività che l'Ente produce, ha una rilevanza giuridico amministrativa importante, porta dei diritti o modificazioni di diritti verso terzi. Da qui la necessità di realizzare modelli organizzativi che ne garantiscano una gestione efficiente, sicura e trasparente.
Garanzia di trasparenza ed efficacia è il registro di protocollo, "porta" di entrata e di uscita di tutti i documenti della PA. Tutto ciò che entra da quella "porta" diventa ufficiale, quindi il soggetto che spedisce un documento o che pone una certa istanza è certo che l'ente li ha recepiti solo nel momento in cui questo è dimostrabile, ovvero nel momento in cui vengono rilevati nel registro di protocollo.
La normativa di riferimento conduc
Il CNIPA, nel documento "Linee guida alla realizzazione dei sistemi di protocollo informatico e gestione dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni" (denominato GEDOC 2) ha tracciato lo scenario evolutivo della gestione documentale, indicando quattro livelli attuativi della gestione del Protocollo Informatico:
Che cos’è:
Per nucleo minimo di protocollo si intende la gestione informatica dei documenti in modalità base. Esso è caratterizzato dalla realizzazione delle seguenti attività:
- > registrazione in un archivio informatico delle informazioni riguardanti un documento (numero, data, mittente/destinatario, oggetto, ecc.);
- > segnatura sul documento delle informazioni riguardanti il documento stesso (numero, data, Area Organizzativa Omogenea che ha gestito il documento);
- > classificazione d'archivio per una corretta organizzazione dei documenti.
Le Pubbliche Amministrazioni per legge hanno adottato le misure contenute nel nucleo minimo dal 1 Gennaio
- > circoscrivere l'obiettivo dell'intervento alla registrazione dei documenti e alla loro organizzazione nel sistema documentario;
- > prendere in considerazione solamente i documenti protocollati;
- > coinvolgere nel processo di informatizzazione esclusivamente l'Ufficio Protocollo;
- > consentire l'accesso in via informatica alle informazioni relative ai documenti, ma non ai documenti stessi.
Che cos’è:
Per gestione documentale si intende la «gestione informatica dei documenti in modalità avanzata». È stata così denominata perché si tratta di una soluzione che privilegia ed esalta essenzialmente le potenzialità legate alla gestione informatizzata dei documenti e degli archivi.
Essa consiste in realtà in una macro-categoria che ricomprende attività assai eterogenee, che variano a seconda del grado di funzionalità che si desideri attuare, ma che trovano una logica ben precisa per il loro accorpamento: ovvero il loro comune presupposto fondamentale, che è quello della dematerializzazione dei documenti cartacei e quindi della disponibilità degli stessi a livello informatico.
Essa prevede le seguenti attività:
- > registrazione con trattamento delle immagini (scannerizzazione dei documenti cartacei);
- > assegnazione per via telematica al destinatario;
- > gestione avanzata della classificazione dei documenti (utilizzo di thesauri e vocabolari controllati, ecc.);
- > collegamento dei documenti alla gestione dei procedimenti.
A queste può aggiungersi la:
- > realizzazione di un repository documentale per quei documenti di alto contenuto informativo che meritano uno specifico trattamento (prevedendo ad esempio la creazione di abstract, l'uso di parole chiave per una indicizzazione più dettagliata, ecc.) che può assumere la forma di una pubblicazione sul web, che si può considerare la forma attualmente più evoluta nel processo di creazione di un patrimonio informativo globale.
Procedere a questo livello di realizzazione significa, in linea di massima (considerando il grande range di alternative attuabili):
- > privilegiare l'obiettivo della creazione di patrimonio informativo;
- > prendere in considerazione tutti i documenti, non solamente quelli protocollati;
- > coinvolgere nel processo di informatizzazione tutti gli uffici, almeno in parte;
- > consentire l'accesso in via informatica direttamente ai documenti.
Ovvero procedere ad un intervento organizzativo che incida, più o meno pesantemente, sulla struttura, con le ovvie conseguenze di dover gestire il cambiamento in modo adeguato (in termini di implicazioni tecnologiche, logistiche, archivistiche, ma anche di sensibilizzazione, comunicazione, formazione alle risorse umane).
Che cos’è:
In tale categoria si vogliono ricomprendere quelle attività di razionalizzazione dei processi documentali di una Amministrazione, introducendo dei workflow gestiti in maniera informatica. Si mantengono i processi organizzativi dell'Ente, automatizzando gli iter precedentemente basati su documenti cartacei attraverso software di gestione documentale.
I benefici sull'organizzazione sono quindi indiretti e legati all'immediatezza del supporto informatico contro la logistica della gestione cartacea, senza entrare nel merito delle procedure interne. Questo livello può essere adatto, ad esempio, per quelle Amministrazioni che hanno già provveduto ad effettuare razionalizzazioni organizzative.
Essa prevede attività di informatizzazione dei processi relativi ai flussi dei documenti in entrata, in uscita, ed interni. Procedere a questo livello di realizzazione significa, in linea generale:
- > privilegiare l'obiettivo della razionalizzazione ed informatizzazione dei flussi documentali;
- > prendere in considerazione tutti i documenti, anche quelli relativi agli iter di processo;
- > coinvolgere nel processo di informatizzazione tutti gli uffici;
- > consentire l'accesso in via informatica agli iter di processo.
Per maggiori informazioni: The WorkFlow Management Coalition, Sito Web: www.wfmc.com,
Che cos’è:
Quest' ultima categoria è quella invece che prevede la reingegnerizzazione dei processi dell'Ente al fine di una loro successiva informatizzazione: in particolare vengono gestiti mediante sistemi integrati di workflow tutti quei processi che possiedono i requisiti di convenienza, ovvero la complessità, la ripetitività e la stabilità dell'iter.
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È importante evidenziare che se l'obiettivo che ci si è prefissati è quello della reingegnerizzazione dei processi, questo diventa la fase propedeutica per l'attuazione anche del Progetto Protocollo e Gestione documentale. Vale a dire che, se si vuole costruire una bella casa, partire da solide fondamenta è sicuramente più facile.
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Il BPR rappresenta una scelta importante legata all'assetto organizzativo, alla pianificazione strategica, al controllo di gestione e al monitoraggio dei costi e tempi.
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La scelta di andare oltre il nucleo minimo porterà sicuramente dei vantaggi in termini di efficienza e di efficacia della gestione amministrativa, ma non ci si deve nascondere che, qualsiasi livello di realizzazione si scelga, la sua adozione avrà un forte impatto sia a livello tecnologico organizzativo. Per questo motivo, per intraprendere un simile passo, è necessario:
- > avere un forte supporto della dirigenza dell'Ente;
- > analizzare approfonditamente le necessità, gli step e l'impatto del progetto, grazie alla costituzione di un gruppo di lavoro con adeguate competenze tecnologiche, organizzative e normative della macchina pubblica.
Fonte: Pubblica Amministrazione
